Thuis in wonen

Notulen van de vergadering van Stichting Huurdersraad en Omnivera,
op donderdag 11 juni 2015 in het kantoor van Omnivera 

Aanwezig namens Stichting Huurdersraad (HRO) Omnivera:

M. Stek, voorzitter MS
J. Kuipers, secretaris JK
J.W. Heijkoop, penningmeester JH
M. Loeve ML
mw. H. van Son HS

Aanwezig namens Huurders- en bewoners Belang Zederik (HBZ):
A. Stravers, voorzitter AS

Aanwezig namens Omnivera:
mw. M. Ouajnan, manager wonen MO
mw. P. van den Berk, directeur-bestuurder a.i. PvdB 

mw. M. Dame, notulist 

1. OpeningVoorzitter M. Stek opent de vergadering en heel alle aanwezigen welkom. 

2. Stand van zaken fusie
P. van den Berk geeft een korte mondelinge toelichting op de stand van zaken m.b.t. de fusie. De goedkeuring van het Ministerie is inmiddels binnen. De Raad van Commissarissen van Omnivera heeft goedkeuring gegeven aan het voorgenomen bestuursbesluit. Binnenkort staat dit ook geagendeerd bij de Raad van Commissarissen van GWZ. Nadat de benodigde verklaringen van non-verzet ontvangen zijn, volgt het bestuursbesluit. Op 30 juni a.s. passeert de akte bij de notaris en daarmee is de fusie per 1 juli 2015 een feit. Inmiddels is een start gemaakt met het Integratietraject. De verwachting is dat dit ongeveer een half jaar tot een jaar in beslag neemt. Op dit moment loopt ook de plaatsingsprocedure van de medewerkers. 

- Huurdersraad Omnivera vraagt of er al duidelijkheid is over de huisvesting na de fusie.
P. van den Berk antwoordt dat het uitgangspunt is dat er op beide locaties huisvesting blijft en de backoffice activiteiten vanuit een locatie plaatsvinden. 

- Huurdersraad Omnivera vraagt of de samenstelling van de nieuwe Raad van Commissarissen al bekend is. P. van den Berk antwoordt dat wordt gestart met 7 leden (3 Omnivera/4 GWZ) en daarna wordt afgebouwd naar 5. In augustus 2015 wordt bepaald in welk tempo wordt afgebouwd. Van beide organisaties willen de RvC-leden in de beginfase van de nieuwe organisatie betrokken blijven. Zodra de samenstelling bekend is, ontvangt de Huurdersraad Omnivera hiervan een overzicht. 

- Huurdersraad Omnivera heeft ook bericht over de fusie ontvangen van het Ministerie.
- P. van den Berk geeft aan dat de fusiedatum en de datum van de nieuwe woningwet samenvallen en we als nieuwe fusie-organisatie intensiever willen optrekken met belanghouders en beide gemeentes om tot nieuwe prestatieafspraken te komen. 

Op woensdag 24 juni a.s. is een belanghoudersbijeenkomst gepland waarvoor HRO en HBZ ook zijn uitgenodigd. Huurdersraad Omnivera geeft de voorkeur aan een volgende bijeenkomst in de avond. P. van den Berk B antwoordt dat we dit variërend ’s morgens en ’s avonds gaan inplannen. 

- M. Stek deelt mee dat a.s. maandag een overleg is gepland tussen Huurdersraad Omnivera en Huurders en Bewonersbelang Zederik om na te denken over de toekomst. 

De mondelinge toelichting wordt ter kennisgeving aangenomen. 

2. Concept jaarverslag 2014
M. Ouajnan geeft aan de hand van een PowerPointpresentatie een mondelinge toelichting op het jaarverslag en benoemt hierbij wat hoofdpunten:

Fusie 

Samen met huurders
· sociaal plan bij renovatie en onderhoudsprojecten
· klankbordgroep Oranjebuurt waarin HR ook deelneemt
· tent in de wijk 

Huurdersraad Omnivera vindt dat de wijktafels op sommige vlakken de bewonerscommissies passeren. M. Ouajnan antwoordt dat we dit als goede aanvulling zien, de problemen zijn vaak multidisciplinair en kunnen vaak ter plekke al (deels) worden opgelost, doordat meerdere partijen aanwezig zijn. 

Huurdersraad Omnivera vraagt of van de tent in de wijk bijeenkomsten ook verslaglegging/terugkoppeling plaatsvindt.
M. Ouajnan antwoordt dat terugkoppeling inderdaad erg belangrijk is en zij dat wijkbeheerders met de bewoners terugkoppelen. De wijktafel heeft als doel om bewoners eerder te betrekken bij groot onderhoudsprojecten en het bespreekbaar maken van overlast en/of wensen.

Huurdersraad Omnivera vraagt of het tijdstip van de wijktafel kan variëren. Op dit moment heeft de wijktafel een eenzijdige doelgroep, namelijk ouderen.
P. van den Berk vraag Huurdersraad Omnivera mee te denken hoe we jongeren kunnen betrekken. Wellicht door een digitaal platform/socialmedia. M. Ouajnan belooft dat Omnivera hier zeker mee aan de slag gaat. 

Verhuur
Huurverhoging
Onderhoud 

Er wordt gesproken of inspectie van gasleiding en elektra ook onder de woningkeuring behoort te vallen. Dit gebeurt nu alleen op het moment dat een woning van bewoner wisselt. Omnivera neemt uiteraard wel de nodige actie bij een verhoogd klachtenpatroon in een complex en pleegt zo nodig planmatig onderhoud. Huurdersraad Omnivera adviseert Omnivera om ook buiten het servicecontract alert te zijn op gevaarlijke situaties. 

P. van den Berk stelt voor om in het volgende bewonersblad een stukje over veiligheid, energiebesparing op te nemen. Huurdersraad Omnivera vraagt naar de deadline voor de volgende editie omdat zij graag een bijdrage willen inleveren. - MS vraagt of bij isolerende maatregelen ook naar de isolatie van de voordeur gekeken kan worden.

M. Ouajnan antwoordt dat we dit bij de onderhoudsplanning in gedachten houden. landelijk gezien lopen we ver vooruit om energiebesparende maatregelen toe te passen. Dit wordt bij onderhoudsplanning zeker overwogen. 

Verkoop/nieuwbouw

Huurwoningen worden tegen marktwaarde verkocht. Er volgen enkele vragen/opmerkingen van Huurdersraad Omnivera:

- J. Kuipers merkt op dat het jaarverslag een iets te positief beeld geeft met het oog op de interne gebeurtenissen van afgelopen jaar.

P. van den Berk antwoordt dat het jaarverslag is opgesteld en ter goedkeuring is voorgelegd aan accountant en RvC, waarna het jaarverslag met de HRO wordt besproken om verantwoording af te leggen over het afgelopen jaar. Omnivera wil in het jaarverslag vooral over activiteiten en resultaten vastleggen. In het jaarverslag 2015 wordt verslag Huurdersraad Omnivera vraagt of bij de complexnummers een omschrijving toegevoegd kan worden. 

- Huurdersraad Omnivera vraagt naar de stand van zaken met betrekking tot het project AF-HOED omdat zij meerdere keren hun zorgen hebben uitgesproken over de mogelijke risico’s van dit project.

P. van den Berk geeft een korte toelichting. Er is sinds de aanvang van dit project het nodige gewijzigd in wet- en regelgeving (mede) waardoor het project nu een te hoog risicoprofiel kent. De RvC wil het project graag realiseren, maar vindt dat –de huidige afspraken in aanmerking genomen- te risicovol en te duur. De RvC heeft P. van den Berk gevraagd om in overleg met betrokken partijen te zorgen voor betere voorwaarden die voldoen aan de gestelde eisen.

P. van den Berk geeft richting HRO aan dat zij als huurdersorganisatie richting belanghouders best uit mogen stralen dat zij zich zorgen maken over de risico’s van dit project.

- pag. 17, 8.1 Klantgericht werken
Huurdersraad Omnivera vindt dit te positief verwoord omdat zij signalen opvangen dat klantgerichtheid nog wel eens te wensen overlaat. P. van den Berk geeft aan dat men mogelijk doelt op een incident waar we aandacht voor moeten hebben. Echter is haar ervaring over klantgerichtheid bij Omnivera in de breedte positief.

- pag. 20, 8.8 OR
Er zijn maar twee zaken behandeld? Dit lijkt weinig, klopt dit wel?

P. van den Berk: in het jaarverslag worden alleen de formele overlegmomenten opgenomen. Het advies van de OR m.b.t. de fusie is pas in 2015 gegeven en komt in een volgend jaarverslag terug. In het fusietraject is een BOR (bijzondere OR opgericht). Tijdens de integratiefase blijft de BOR nog bestaan, daarna volgen verkiezingen. P. van den Berk merkt op veel steun aan de OR te hebben en spreekt haar waardering uit voor de rol van de OR in de afgelopen periode.

Blz. 23
Ontvangt de directeur bestuurder een vergoeding voor fiscale bijtelling auto.

P. van den Berk vraagt dit na. Bij een nieuwe directeur-bestuurder worden vanzelfsprekend de richtlijnen WNT toegepast en zijn geen uitzonderingen mogelijk. 

Jaarrekening
- 2014 positief resultaat € 290.000
- 2013 verlies van 2,6 miljoen
- Verbetering van 3 miljoen (o.a. door hoger verkoopresultaat, lagere verliezen nieuwbouwprojecten, fiscale voordelen).

Huurdersraad Omnivera neemt na bovengenoemde opmerkingen/ toelichting het jaarverslag 2014 voor kennisgeving aan. 

3. Ingekomen stukken/mededelingen
3.1 Ingekomen stukken
3.1.1 Brief adressenlijst Frederikstraat, d.d. 30 april 2015
Huurdersraad Omnivera maakt een voorstel voor een brief aan de bewoners. ML vraagt of er naast dit complex nog meer complexen aan het einde van de exploitatietermijn zitten. In 2018 wordt dit opnieuw bezien.
3.1.2 Correspondentie tussen HR en mw. P. van den Berk m.b.t. huurverhoging
3.1.3 Uitnodiging bezichtiging nieuwbouwwoningen Oranjebuurt, d.d. 25 mei 2015
De ingekomen stukken worden ter kennisgeving aangenomen.
3.2 Mededelingen
Er zijn geen mededelingen.

De ingekomen stukken worden ter kennisgeving aangenomen. 

4. Voorbereiding Algemene Huurdersvergadering
Huurdersraad Omnivera heeft nog geen concrete onderwerpen voor de Algemene Huurdersvergadering van woensdag 16 september 2015.
Hanny van Son en Michel Loeve gaan e.e.a. voorbereiden. M. Ouajnan geeft aan dat Omnivera hierbij graag wil meedenken. Voorgesteld wordt om de Algemene Huurdersvergadering dit jaar in de Vijverhof te houden. 

5. Notulen
5.1 Notulen vergadering Stichting Huurdersraad, d.d. 27 februari 2015

N.a.v. agendapunt 6, Servicekostenbeleid: M. Stek: Hier wordt gesteld de onduidelijkheden rondom de servicekosten van de Rembrandthof zijn opgelost. Echter hoort Huurdersraad Omnivera nog geluiden dat dit niet zo is.
M. Ouajnan antwoordt dat de onduidelijkheden rondom de stookkosten zijn opgelost en er nu alleen nog discussie bestaat over de schoonmaakkosten. Er wordt uitgezocht of de basisafspraken zijn gebaseerd op het indexeren van de uren of het bedrag. Zodra hierover duidelijkheid is, volgt terugkoppeling richting Huurdersraad Omnivera.

De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld. 

6. Rondvraag
- M. Stek vraagt of de volgende vergadering weer een vaste agenda-indeling gebruikt kan worden en ook de Projectinformatie weer toe te volgen.
P. van den Berk geeft aan dat de manier van rapportage in ontwikkeling is en volgende keer weer als vast agendapunt op de agenda staat. 

7. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, bedankt voorzitter M. Stek de aanwezigen en sluit de vergadering.

M. Stek, voorzitter                                                                                                                         J. Kuipers, secretaris